Polityka prywatności uczestników Kongresu Klimatycznego

Administratorem danych osobowych jest Europejska Fundacja Inwestycji Zrównoważonych z siedzibą w Warszawie, ul. Zajączka 9, wpisany do KRS, dalej jako „Administrator”.

Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych:
e-mail: Kamila Król biuro@efiz.eu

​

W związku z rejestracją i udziałem w Kongresie Klimatycznym Administrator przetwarza następujące dane osobowe uczestników:

• imię i nazwisko,

• adres e-mail,

• numer telefonu (jeżeli wymagany),

• nazwa organizacji / instytucji,

• stanowisko służbowe,

• dane niezbędne do realizacji płatności i obowiązków księgowych (jeżeli dotyczy),

• wizerunek utrwalony w postaci fotografii lub nagrań audiowizualnych wykonanych podczas wydarzenia.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do rejestracji i udziału w Kongresie Klimatycznym.

3. Cele przetwarzania danych
Dane osobowe uczestników przetwarzane są w następujących celach:

• rejestracji uczestników oraz organizacji i realizacji Kongresu Klimatycznego,

• wykonania umowy uczestnictwa w wydarzeniu,

• komunikacji organizacyjnej przed, w trakcie i po wydarzeniu,

• realizacji obowiązków prawnych Administratora (w szczególności księgowych i podatkowych),

• dokumentowania przebiegu wydarzenia,

• wykorzystania wizerunku uczestników w materiałach informacyjnych, promocyjnych i marketingowych,

• przekazania danych osobowych partnerom i sponsorowi Kongresu w celach biznesowych, marketingowych, networkingowych oraz informacyjnych,

• budowania relacji branżowych i rozwoju współpracy w obszarze polityki klimatycznej i energetycznej.

4. Podstawa prawna przetwarzania danych
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy (udział w Kongresie Klimatycznym),

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne ciążące na Administratorze,

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (organizacja, dokumentowanie i promocja wydarzenia),

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda uczestnika w zakresie:

  • wykorzystania wizerunku,

  • przekazania danych osobowych partnerom i sponsorowi w celach biznesowych.

5. Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe uczestników mogą być przekazywane:

• podmiotom współpracującym z Administratorem przy organizacji Kongresu (np. dostawcy IT, operatorzy rejestracji, firmy techniczne),

• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne i administracyjne,

• partnerom i sponsorowi Kongresu Klimatycznego – w zakresie obejmującym imię, nazwisko, adres e-mail, nazwę organizacji oraz stanowisko służbowe, wyłącznie na podstawie udzielonej zgody i w celach biznesowych, marketingowych, networkingowych oraz informacyjnych.

Partnerzy i sponsor przetwarzają dane osobowe jako odrębni administratorzy, zgodnie z własnymi politykami prywatności.
6. Przekazywanie danych poza UE
Dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych, chyba że wynika to z charakteru usług świadczonych przez Administratora i odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO.
7. Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane:

• przez okres trwania Kongresu Klimatycznego oraz po jego zakończeniu przez czas niezbędny do realizacji celów organizacyjnych,

• przez okres wymagany przepisami prawa,

• do momentu cofnięcia zgody – w przypadku danych przetwarzanych na jej podstawie.

8. Prawa uczestników
Uczestnikom przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych,

• ich sprostowania,

• usunięcia danych,

• ograniczenia przetwarzania,

• przenoszenia danych,

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,

• cofnięcia zgody w dowolnym momencie,

• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Zgoda na wykorzystanie wizerunku
Uczestnik, biorąc udział w Kongresie Klimatycznym, może wyrazić dobrowolną zgodę na nieodpłatne utrwalanie i wykorzystywanie swojego wizerunku, w szczególności w:

• materiałach promocyjnych i marketingowych Kongresu,

• relacjach fotograficznych i wideo z wydarzenia,

• publikacjach na stronach internetowych oraz w mediach społecznościowych Administratora, partnerów i sponsora.

Zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie.
10. Zgoda na przekazanie danych partnerom i sponsorowi
Uczestnik może wyrazić dobrowolną zgodę na przekazanie swoich danych osobowych partnerom i sponsorowi Kongresu Klimatycznego w celach:

• biznesowych,

• marketingowych,

• informacyjnych,

• nawiązania kontaktu lub współpracy.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
11. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed ich utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub modyfikacją.
12. Postanowienia końcowe
Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki prywatności. Aktualna wersja dokumentu jest dostępna na stronie internetowej Kongresu Klimatycznego.