Regulamin
Zamawiając płatne świadczenia zakupu biletu do udziału w strefie VIP lub zamówienie usług marketingowych osoba wypełniająca Zamówienie potwierdza zapoznanie się z Regulaminem
Regulamin | Polski Kongres Klimatyczny 2026
Producent wykonawczy wydarzenia: Agencja City Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Organizator: Europejskiej Fundacji Inwestycji Zrównoważonych (EFIZ)
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1) Regulamin określa warunki zamówienia usług marketingowych oraz uczestnictwa w wydarzeniu pod nazwą Polski Kongres Klimatyczny organizowanego przez Europejską Fundację
Inwestycji Zrównoważonych, a produkowanego przez Agencję City Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie. Rejestracja płatna lub przesłanie niniejszego Zamówienia są równoznaczne z
akceptacją warunków Regulaminu, w tym obowiązku uiszczenia opłaty.
2) Jeśli w treści Regulaminu wprost nie zastrzeżono odmiennie, następującym pojęciom pisanym wielką literą nadano następujące znaczenie: Kongres/ Wydarzenie oznacza Polski
Kongres Klimatyczny odbywający się w dniach 25-26-27 marca 2026 roku w Warszawie. Zamówienie usług marketingowych oznacza niniejszy formularz Umowy/ Zamówienia określający
warunki współpracy pomiędzy Producentem wykonawczym, a Zamawiającym w związku z Wydarzeniem. Zamawiający oznacza osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną
nieposiadającą osobowości prawnej, która dokonała Rejestracji lub złożyła Zamówienie usług marketingowych. Cennik tj. Cennik Usług Marketingowych oznacza plik szczegółowo
wskazujący usługi w pakietach. Formularz rejestracyjny oznacza formularz dostępny na stronie internetowej: https://www.polskikongresklimatyczny.pl/ za pomocą którego następuje
Rejestracja i zamówienie/zakup biletów. Rejestracja oznacza zgłoszenie Organizatorowi chęci uczestnictwa w Konferencji za pomocą formularza rejestracyjnego znajdującego się na
stronie wydarzenia lub mailowo. Uczestnik oznacza osobę fizyczną, której dane wskazane są w formularzu rejestracyjnym. Organizator oznacza Europejską Fundację Inwestycji
Zrównoważonych. Producent wykonawczy wydarzenia (dalej Producent) oznacza Agencję City Sp. z o.o. Pełna nazwa: AGENCJA CITY Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z
siedzibą w Warszawie (kod pocztowy 00-189) przy ul. Inflanckiej 8, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejestrowy dla m.st.
Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000863810, podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT) o numerze identyfikacyjnym NIP 5252839615, REGON
387323921. Regulamin oznacza niniejszy regulamin, tj. zbiór zasad i warunków uczestnictwa w Konferencji oraz warunków Partnerstwa. Regulamin Konkursu oznacza Regulamin
konkursu Lider Transformacji Energetycznej, dostępny na stronie Wydarzenia w zakładce Konkurs. Pakiet Partnerski oznacza zbiór usług marketingowych wynikających z Oferty, zgodnych
z Cennikiem na dany rok.
ZAMÓWIENIE USŁUG MARKETINGOWYCH
3) Zamówienie Usług Marketingowych następuje poprzez prawidłowe wypełnienie formularza Zamówienia Usług Marketingowych 2026 i uiszczenie opłaty zgodnie z wybranym Pakietem.
4) Zamówienie stanowi formę Umowy między Producentem, a Zamawiającym, na warunkach wynikających z Regulaminu oraz z Cennika na dany rok kalendarzowy, w którym odbywa się
Wydarzenie.
5) Producent zobowiązuje się do należytego wykonania zleconych usług marketingowych, z najwyższą starannością i w oparciu o najlepsze praktyki wynikające z wiedzy i doświadczenia.
6) Producent zastrzega, iż z przyczyn niezależnych od Producenta może nastąpić zmiana prelegentów, lokalizacji, planu Kongresu lub daty Kongresu. W przypadku zmiany Producent
poinformuje niezwłocznie Zamawiającego o powyższych zmianach poprzez wysłanie wiadomości mailowej na wskazany w Zamówieniu lub Formularzu zgłoszeniowym kontaktowy adres e-
mail. W przypadku zaistnienia takiej zmiany Zamawiający ma prawo odstąpić od Umowy w ciągu 7 (słownie: siedmiu) dni od uzyskania informacji o zmianie, nie później jednak niż przed
rozpoczęciem Konferencji. W takim przypadku Producent dokona zwrotu pełnej kwoty uiszczonej tytułem Zamówienia na rachunek, z którego dokonano na rzecz Producenta płatności.
7) Producent zastrzega sobie prawo do odwołania Kongresu. W takim przypadku Producent niezwłocznie poinformuje o tym Uczestnika i Zamawiającego oraz dokona zwrotu pełnej kwoty
uiszczonej tytułem Zamówienia.
8) Zamawiający otrzyma Harmonogram realizacji świadczeń oraz listę materiałów źródłowych, które będą stanowić podstawę do realizacji Zamówienia. Niedostarczenie materiałów
źródłowych we wskazanym w harmonogramie terminie oznaczać będzie rezygnację z tych świadczeń.
REJESTRACJA ORAZ OGÓLNE WARUNKI PŁATNEGO UCZESTNICTWA W KONGRESIE I GALI
9) Rejestracja następuje poprzez prawidłowe i zgodne z rzeczywistym stanem faktycznym wypełnienie Formularza rejestracyjnego na stronie internetowej Wydarzenia i uiszczenie opłaty lub
przesłanie pisemnego zgłoszenia na adres mailowy Producenta.
10) Rejestracji należy dokonać najpóźniej na 7 (słownie: siedem) dni przed datą Kongresu. Rejestracja wymaga podania danych osobowych Uczestnika, tj. imienia, nazwiska, adresu e-mail
Uczestnika oraz danych Zamawiającego umożliwiających wystawienie faktury VAT, tj. imienia, nazwiska, danych firmy i adresu e-mail, w przypadku gdy wybrana zostanie opcja płatnego
udziału lub udział danego Uczestnika wynika z warunków Zamówienia.
11) W przypadku, gdy osobą dokonującą Rejestracji nie jest sam Uczestnik, Zamawiający winien być upoważniony do przekazania Producentowi danych osobowych Uczestnika.
Zamawiający ponosi również pełną odpowiedzialność za prawdziwość przekazanych danych oraz skuteczność udzielonych w imieniu Uczestnika zgód, w tym zgodę na przetwarzanie
danych osobowych Uczestnika.
12) Producent nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z wprowadzenia do Formularza rejestracyjnego nieprawdziwych danych, w tym danych osobowych Uczestnika.
13) Rejestracja stanowi ofertę zawarcia Umowy między Producentem, a Zamawiającym, na warunkach wynikających z Regulaminu wraz z Formularzem rejestracji.
14) Producent przed, w czasie i po Kongresie będzie podejmował działania mające na celu nawiązywanie kontaktów biznesowych.
PŁATNOŚCI
15) Płatność za Zamówienie Usług Marketingowych opisana jest w sekcji Warunki Umowy/ Zamówienia i Rezygnacja z płatnych usług w treści Umowy.
16) Udział w Kongresie jest bezpłatny dla uczestników na warunkach ogólnych, tj. bez dodatkowych świadczeń.
17) Cena uczestnictwa jednej osoby w strefie BIZNES VIP przez trzy dni wynosi 1800 zł netto plus należny podatek VAT. Zamawiający dokonuje opłaty po wypełnieniu elektronicznego
Formularza rejestracji na stronie internetowej Wydarzenia. Uiszczenie opłaty jest niezbędne dla prawidłowego zakończenia Rejestracji i udziału w Kongresie. Cena nie obejmuje kosztów
dojazdu Uczestnika do miejsca Kongresu, ani jego zakwaterowania. Koszty te Uczestnik ponosi we własnym zakresie. Dokonanie opłaty za Kongres możliwe jest za pośrednictwem
przelewu bankowego na konto Agencji City Sp. z o.o.: 47 1050 1012 1000 0090 8107 2440, w tytule należy wpisać imię, nazwisko, nazwę firmy. Potwierdzenie przelewu należy przesłać na
adres biuro@polskikongresklimatyczny.pl celem otrzymania faktury VAT. Na prośbę na adres e-mail Zamawiającego, Producent wysyła fakturę proforma płatną do 7 (słownie: siedmiu) dni
roboczych. W przypadku, gdy udział Uczestnika w Konferencji jest niemożliwy z uwagi na wcześniejsze wyczerpanie limitu miejsc, Producent zwraca na rzecz Zamawiającego pełną kwotę
uiszczoną tytułem ceny udziału w Kongresie.
REZYGNACJA Z ZAMÓWIENIA PAKIETU MARKETINGOWEGO
18) W przypadku rezygnacji z zamówionych wcześniej usług w terminie do 45 dni przed dniem rozpoczęcia Kongresu, Zamawiający nie ponosi żadnych kosztów. W przypadku rezygnacji 30 dni
przed wydarzeniem, Zamawiający ponosi 50% wskazanej w zamówieniu kwoty. Jeżeli rezygnacja nastąpi w terminie późniejszym, Zamawiający zobowiązany jest do uregulowania pełnej kwoty
zamówienia.
REZYGNACJA Z UCZESTNICTWA W STREFIE BIZNES VIP (PŁATNEGO)
19) Zamawiający uprawniony jest do rezygnacji z Rejestracji poprzez przesłanie na adres e-mail biuro@polskikongresklimatyczny.pl stosownej informacji w tym zakresie, przy czym:
w przypadku doręczenia na adres mailowy biuro@polskikongresklimatyczny.pl oświadczenia Zamawiającego o rezygnacji z Rejestracji najpóźniej na 30 (słownie: trzydzieści) dni
przed wyznaczoną datą Kongresu, Producent zobowiązany jest niezwłocznie zwrócić na rzecz Zamawiającego 100% uiszczonej opłaty;
w przypadku doręczenia Producentowi oświadczenia Zamawiającego o rezygnacji z udziału Uczestnika w okresie od 29 (słownie: dwudziestu dziewięciu) dni, Zamawiającemu nie
przysługuje prawo zwrotu uiszczonej opłaty.
20) Jeśli zgodnie z niniejszym Regulaminem Zamawiający jest uprawniony do zwrotu uiszczonej opłaty lub jej części, Producent zwraca Zamawiającemu właściwą kwotę na podany przez
Zamawiającego rachunek bankowy.
21) Producent zastrzega sobie prawo do wykluczenia z uczestnictwa w Kongresu Uczestnika, który uporczywie zakłóca prawidłowy przebieg Kongresu, w szczególności, gdy znajduje się
pod wpływem alkoholu. W takim przypadku Producent nie zwraca opłaty za Kongres. Kary porządkowe za zakłócenie porządku Kongresu ujęte są w punkcie 36) niniejszego Regulaminu.
REKLAMACJA
22) Zamawiający może złożyć reklamację za pośrednictwem adresu e-mail: biuro@polskikongresklimatyczny.pl
23) Reklamacje mogą być składane w ciągu 14 (słownie: czternastu) dni od daty zakończenia Kongresu.
24) Reklamacja powinna zawierać: imię i nazwisko (nazwę) Zamawiającego; adres do korespondencji, adres e-mail i numer telefonu Zamawiającego; przedmiot reklamacji; wskazanie
okoliczności faktycznych uzasadniających reklamację.
25) Producent rozpatruje reklamację w ciągu 14 (słownie: czternastu) dni od daty złożenia reklamacji i przekazuje swoje stanowisko dotyczące uwzględnienia lub nieuwzględnienia
reklamacji podmiotowi składającemu reklamację.
26) W przypadku uwzględnienia reklamacji Producent informuje podmiot składający reklamację o sposobie rozpatrzenia reklamacji w formie, w której podmiot ten złożył reklamację.
DANE OSOBOWE
27) Administratorem danych osobowych jest Agencja City Sp. z o.o.
28) Dane osobowe Uczestnika przetwarzane są w celu przeprowadzenia Kongresu, w tym stworzenia listy Uczestników oraz przekazania informacji organizacyjnych.
29) Dane osobowe Zamawiającego, będącego osobą fizyczną (lub dane osobowe osoby reprezentującej Zamawiającego w procesie Rejestracji), przetwarzane są w celu dokonania
rozliczenia transakcji z tytułu opłat za Konferencję oraz ewentualnego dochodzenia roszczeń z tytułu opłaty za Kongres.
30) Dokonując Rejestracji Zamawiający, będący osobą fizyczną, jak również osoba fizyczna reprezentująca w procesie Rejestracji Zamawiającego niebędącego osobą fizyczną, wyraża
zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych dla celów przeprowadzenia Kongresu, w tym do stworzenia listy Uczestników oraz umawiania spotkań biznesowych podczas Kongresu. W
przypadku, gdy Zgłaszającym nie jest Uczestnik, Uczestnik potwierdza swoją zgodę na przetwarzanie danych stosownie do treści pkt. 8.
31) Podmiotom danych osobowych przysługuje prawo dostępu do ich danych osobowych, ich poprawy oraz żądania usunięcia. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne
dla wzięcia udziału w Kongresie.
32) Producent przyjął i przestrzega polityki bezpieczeństwa danych osobowych.
33) Producent podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z przepisami prawa, a także powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji.
Informacje o szczególnym znaczeniu, w tym dane osobowe oraz informacje związane ze szczegółami płatności zebrane w celu przeprowadzenia transakcji handlowych, są szyfrowane.
OBOWIĄZKI UCZESTNIKÓW
34) Uczestnik i Zamawiający zobowiązani są zapoznać z Regulaminem.
35) Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystanie przez Producenta jego wizerunku utrwalonego podczas Konferencji na wszelkiego rodzaju nośnikach obrazu i dźwięku (w tym cyfrowych), w
materiałach informacyjnych i promocyjnych Kongresu, w tym relacji z przygotowań, realizacji zdjęć i postprodukcji video z Kongresu oraz rozpowszechniania tych materiałów w prasie, radiu,
telewizji i sieci Internetowej bez ograniczeń w czasie i przestrzeni, a Producent zastrzega sobie prawo do przeprowadzania podczas Wydarzenia sesji filmowych i fotograficznych. W
przypadku braku zgody na wykorzystywanie wizerunku Uczestnika w materiałach informacyjnych i promocyjnych, Uczestnik zobowiązany jest do poinformowania środkami komunikacji
elektronicznej o braku zgody na utrwalanie wizerunku, najpóźniej pierwszego dnia po zakończeniu Wydarzenia.
36) Uczestnicy Kongresu zobowiązani są do zachowania należytych zasad kultury i porządku. W przypadku naruszenia porządku w postaci dokonania czynności utrudniających realizację
wydarzenia, takich jak rozpylenie substancji chemicznych, hałas, ustawianie transparentów, zasłonięcie sceny, zakłócenie porządku i spokoju, uniemożliwienie przeprowadzenia wydarzenia,
Podmiotem odpowiedzialnym za realizację świadczeń marketingowych Polskiego Kongresu Klimatycznego z EXPO oraz Gali Liderów Transformacji Energetycznej jest
AGENCJA CITY Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (kod pocztowy 00-189) przy ul. Inflanckiej 8, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców
Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejestrowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000863810,
podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT) o numerze identyfikacyjnym NIP 5252839615, REGON 387323921.
w tym w szczególności wystąpień i paneli dyskusyjnych, Uczestnik zobowiązany jest do uiszczenia Kary Porządkowej w wysokości 20 000 zł. W przypadku trwałego uniemożliwienia
przeprowadzenia Kongresu, Uczestnik jako osoba fizyczna zobowiązuje się do uiszczenia kary w wysokości całkowitych kosztów organizacyjnych poniesionych przez Producenta,
wynikających z faktur i innych dokumentów księgowych. Za trwałe uniemożliwienie przeprowadzenie Kongresu uznaje się ewakuację uczestników lub niedostępność sceny przez co najmniej
1 godzinę.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE 37) W sprawach nieuregulowanych